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Eliminar cuenta de G Suite en 4 sencillos pasos

marzo 25, 2020

Si desea eliminar cuenta de G Suite por cualquier razón sin perder su información ha llegado al lugar correcto, incluso si solo dese eliminar la cuenta sin realizar ningún tipo de respaldo este articulo le explica como.

 

Eliminar cuenta de G Suite

La rotación de los empleados es una parte natural de hacer negocios. Las empresas que utilizan las aplicaciones de Google para llevar a cabo sus actividades comerciales deben tener en cuenta el proceso de eliminar cuenta de G Suite. Como administrador de la cuenta de Google Apps de tu empresa, debes eliminar el servicio del antiguo empleado rápidamente para mantener las licencias y reducir los gastos generales. Puedes eliminar la cuenta del paquete G Suite sin perder datos. El siguiente proceso paso a paso te guiará:

 

Limitar el acceso del usuario saliente

El primer paso para eliminar cuenta de G Suite es limitar el acceso del usuario saliente a la cuenta. Deshabilitar la verificación de seguridad de dos pasos (2FA). Seguir empleando un proceso de verificación de dos pasos puede dificultar la seguridad de los datos dentro de la cuenta y dificultar que alguien se haga cargo de los proyectos asociados a esta cuenta. A continuación, restablezca la contraseña de la cuenta. Por último, restablecer todas las cookies de inicio de sesión de la pantalla del administrador. Esto obliga a que cualquier dispositivo que haya entrado en la cuenta se desconecte y requiere que se introduzca la nueva contraseña antes de acceder a la cuenta.

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Asegurar la continuidad del negocio

Nueva llamada a la acción

Haga una copia de seguridad de la cuenta (más sobre esto en el paso # 4).

Puede llevar tiempo revisar todos los archivos, correos electrónicos y sesiones de calendario. Por lo tanto, debes nombrar a alguien como ejecutor de la cuenta de Google Apps de los empleados que se van. Esta persona será responsable de determinar quién:

  • Accede a los correos electrónicos
  • Transfiere la propiedad de cualquier archivo ubicado en la cuenta de la unidad de Google de los usuarios que se van.
  • Transfiere la propiedad de los usuarios salientes Grupos de Google
  • Accede a cualquier calendario compartido

El ejecutor de la cuenta también debe crear un autocontestador de vacaciones que haga saber a los demás que el usuario saliente ya no trabaja en la empresa y a quién contactar en su lugar.

Además, el ejecutor revisará la cuenta de los empleados salientes para determinar cuáles de los servicios restantes de Google fueron utilizados en nombre de su organización por el usuario saliente. El agente decidirá entonces a quién entregar el acceso.

 

Eliminar y desviar

Después de aproximadamente 90 días, o cuando tu administrador haya reasignado todos los mensajes de correo electrónico, archivos y eventos de calendario, es hora de eliminar la cuenta de Google Apps. Sin embargo, es importante recordar que, una vez que se haya completado la eliminación de la cuenta del paquete G, todos los mensajes de correo electrónico enviados a esa cuenta se devolverán como no entregables. Por lo tanto, es esencial que planifiques el desvío de estos mensajes.

Hay tres formas diferentes de desviar los correos electrónicos de una cuenta cerrada. Estas incluyen:

  • Atrapar todas las direcciones – este es un correo electrónico que intercepta cualquier correo electrónico enviado a su dominio en el que no existe una cuenta de usuario. Un catch-all incluye cuentas de aplicaciones cerradas y direcciones mal escritas.
  • Alias de usuario: asigna la dirección de correo electrónico del usuario fallecido como un alias a un empleado actual. Típicamente, este sería el ejecutor o alguien contratado para reemplazar al empleado anterior.
  • Grupo de Google: crea un grupo utilizando la misma dirección que la cuenta cerrada recientemente. Puedes asignar a varios empleados para que reciban notificaciones de los mensajes recibidos.

 

Usar una solución de respaldo de terceros

¡En realidad debería ser tu paso! Es importante recordar que cualquier archivo o correo electrónico no distribuido antes de que la cuenta de Google Apps se elimine por completo se perderá para siempre. Por eso es tan importante tener una solución de respaldo. Google sólo permite la recuperación de archivos durante un máximo de 30 días y la restauración sólo puede volver al usuario original.

Esta política de retención es lo que hace que las soluciones de copia de seguridad de terceros como CloudAlly sean únicas. A diferencia de la capacidad de recuperación limitada de Google, ofrecemos almacenamiento en la nube ilimitado sin fecha de caducidad. Incluso después de haber eliminado una cuenta de Google Apps del panel de control de Google, los correos electrónicos, los contactos, los eventos de calendario y los archivos del antiguo empleado permanecen almacenados en nuestros servidores para que los distribuyas. Tu administrador puede buscar estos datos y restaurarlos en la cuenta de aplicaciones de un empleado actual siempre que sea necesario.